出張手当が非課税のお小遣いに！？「旅費規程」導入のメリットと税務調査の注意点
会社員や経営者が出張に行く際、交通費や宿泊費、食事代など様々な経費がかかります。
これらを実費精算するのではなく、「出張手当」として定額を支給するルールを
定めるのが「旅費規程」です。
実はこの旅費規程、正しく活用すれば個人にも会社にも
大きな金銭的メリットをもたらす「超おすすめの節税手法」なのです。
「非課税のお小遣い」が生まれるカラクリ
旅費規程で定める主な手当には、「交通費」「日当」「宿泊手当」の3つがあります。
最大のメリットは、この定額支給された手当と、実際にかかった実費との「差額」が、
税金も社会保険料もかからない個人の収入（お小遣い）になるという点です。
例えば、旅費規程で「宿泊手当を1泊1万5,000円」と定めていたとします。
出張先で1万円のホテルに泊まった場合、
会社からは1万5,000円が支給され全額が会社の経費になりますが、
差額の5,000円は個人の手元に残ります。
年間100泊出張する人であれば、年間50万円もの非課税収入を得ることができる計算になります。
さらに、経理担当者にとっては領収書を1枚ずつ確認する手間が省け、
精算業務が大幅に楽になるというメリットもあります。
導入時のデメリットと落とし穴
夢のような制度に見えますが、注意すべきデメリットも存在します。
最大の注意点は、「社長だけでなく全社員に適用しなければならない」というルールです
社長の出張が多く社員の出張が少ない会社であれば効果的ですが、
社員の出張が多い会社の場合、社員が安いホテルに泊まるたびに
会社は差額を負担することになり、節税効果以上に会社の資金繰りを悪化させる原因になります。
また、出張が多い社員だけが手当を得られるため、内勤の社員から
「出張ばかり行って小遣い稼ぎをしている」と不満が出やすく、
社内の不平等を生むリスクもあります。
税務調査で「否認」されないための3つのポイント
旅費規程は税務調査で必ずと言っていいほどチェックされます。
脱税（重加算税）扱いになったり、否認されて追徴課税を受けたりしないよう、
以下の点に注意しましょう。
- 高額すぎる設定はNG
「1泊1万円のホテルに泊まって、30万円の宿泊手当をもらう」ような極端な設定は、
税務調査で否認されます。
社会通念上妥当な金額（例えば1万5,000円や2万円など）に設定する必要がありますが、
明確な基準がないため、必ず顧問税理士に相談して金額を決定してください。 - 「カラ出張」と「二重精算」は絶対NG
行っていない出張をでっち上げる「カラ出張」はもちろんアウトです。
また、出張手当を定額でもらっているにもかかわらず、
個別の領収書を提出して実費も会社の経費にしてしまう「二重精算」（二重計上）も
否認の対象になります。手当をもらう場合の領収書は個人の財布から払い、
会社には出さないのがルールです。 - 実家の滞在に宿泊手当は出せない
出張先でホテルに泊まらず、実家や友人の家に泊まった場合は、
実際にお金を使っていないため宿泊手当を支給することはできません。
どこに宿泊したかの記録をしっかり残しておくことが重要です。
まとめ
旅費規程は強力な節税ツールですが、ネットの情報を鵜呑みにして勝手に金額を決めると、
税務調査で痛い目を見ることになります。
導入を検討する際は、必ず自社の出張頻度や資金繰りをシミュレーションし、
税理士のチェックを受けた上でルールを制定しましょう。
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